La Administración y el Control: Volante de la Organización por Fernando Barraza

El diccionario de la Real Academia Española, define  Administración como la “Acción y efecto de administrar”, mientras que Administrar lo define como “Dirigir una institución”. Por su lado, algunos autores definen la Administración como:

José A. Fernández Arena “es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”.
Koontz, H. y H. Weihreich plantean que "la administración es una actividad esencial; asegura la coordinación de esfuerzos individuales para el logro de metas grupales. El propósito de todo administrador es establecer un medio ambiente en el cual las personas puedan lograr metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfacciones personales".
Henry Fayol define el acto de administrar como “planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar”.
De acuerdo a la definición de Henry Fayol, la Administración se desarrolla en una serie de pasos, que se conocen como Proceso Administrativo. Hay diversas opiniones sobre como llamar a cada uno de los pasos de este proceso, una de ellas y quizás la más común es en base a los siguientes:

1.      Planeación
2.      Organización
3.      Integración
4.      Dirección
5.      Control
En este contexto, la Administración es una actividad clave de una organización, tanto como lo son el Producir y el Vender, que conforman los tres pilares que le dan sustento a la razón de ser del objetivo económico (dos áreas en empresas dedicadas a la compra-venta).
 
Por su lado, la Producción y la Venta, son los generadores del movimiento económico, ya su actividad se basa en ofrecer a los clientes un producto o servicio que satisfaga sus necesidades, y estos últimos están dispuestos a obtenerlo a cambio de pagar a la organización una cantidad de dinero. Con lo anterior, queda clara la importancia de estas funciones, ya que sin ellas, no es posible generar un resultado económico.
 
Con respecto a la Administración, y haciendo énfasis en el Control, es la función que establece las bases y vigila su cumplimiento, al respecto del buen uso y aprovechamiento de los recursos, evitando desperdicios bajo la filosofía de que es complicado generar los recursos, y resulta primordial cuidarlos y maximizar su aprovechamiento.
 
Se puede comparar a la organización con un vehículo, y en este supuesto, decir que las funciones de Producción y Ventas, son el equivalente al motor y la transmisión que le dan movimiento y empuje a la marcha del vehículo, y en la medida que estén funcionando adecuadamente, va a ser la velocidad y la distancia de su marcha; mientras que la función de Administración y Control, es el equivalente a la dirección o volante del vehículo, ya que van definiendo el camino, evitando o disminuyendo las desviaciones.
 
Teniendo claras las ideas anteriores, es posible asegurar que el vehículo tendrá un buen desempeño solo a través del adecuado funcionamiento del motor, la transmisión y la dirección, lo que se logra a través de su buen uso y cuidado, dando los mantenimientos en los tiempos requeridos, etc. Regresando a la organización, no es posible concebirla exitosa sin alguno de estos elementos trabajando en coordinación (Producción, Ventas y Administración), buscando objetivos comunes y construyendo su futuro en conjunto.
En resumen, las tres actividades son de suma importancia, ya que si las áreas responsables de producir el resultado (Producción y Ventas), no tienen el empuje necesario, se tendrán pocas posibilidades de crecimiento, y en algunos casos problemas económicos, y por su lado, una Administración débil o inexistente, provoca desperdicios y desenfoque, lo cual se ha visto repetidamente en la realidad, una organización con presencia y nivel económico importantes, termina con grandes pérdidas por desperdicios, robos y descontrol. El equilibrio de funciones es lo adecuado, buscando retos importantes hacia el futuro, fortaleciendo el área de control a través de gente y sobre todo de sistemas que ayuden a focalizar la atención en los objetivos generales.